最初的策划和研究阶段是会议成功的基本阶段。它是各种活动的重要组成部分。在这一阶段所出现的任何失误或轻视，在以后都难于弥补。因而需要慎之又慎，在一开始，就要做到：你作为策划者，要有一定的自主权。你对预算的控制程序如何？一个建议是：从战略上加以思考，并索要你认为可以不要的更多自主权。一个会议组织者必须核实高层人员（或者某个委员会）的茶憩时间和对点心的选择，并永远是一个精打细算的人。 
      最初的策划阶段，也是必须制定会议的广泛目标的时候。会议的目标因活动的不同而有所不同。例如，对于公司销售的会议，其主要目标可能是展示新产品，引进一种新的奖励机制，论功行赏、鼓励他们达到更高的目标，抑或通知他们重新划分销售区域。美国玫瑰养植协会（众所周知已经不存在！）的年度大会的主要目标，就是交流玫瑰的新品种或展示新型农药的效用，以及习题地吸引观众，谋取利润。Fisher（1998）援引了一次FMCG（快速变动的消费品）会议所设定目标的盒子：

      ＊ 讲座未来的战略；
      ＊ 促进与会人员相互认识；
      ＊ 通过该集团的大的方向；
      ＊ 交流可共享的和令人难忘的经验


      目标应该简明扼要、并可以测度：例如，对于只是“发布一种新的产品X”的销售会议，目标是很难测度的，但“针对全部面对客户的人员，交流新产品X的市场定位，目标客户，分工、效益和价格结构”却是可以测度的。然而，重要的不是制定过多的目标，因为那样会将与会人员和演讲人搞得晕头转向。

      这些广泛的目标应该以对会议的6个W的，即WHO（参加会议的人是“谁”）、WHAT（是“什么”类型的会议）、WHEN（“什么时候”开会）、WHERE（“在什么地方”开会）、WHY（“为什么”开会）和HOW（“怎样”处理会务工作）。WHO（参加会议的人是“谁”）会议的策划必须考虑谁来参加会议，要邀请多少人来参加，预期参加会议有多少人（主要为了做预算）。是否要邀请与会代表的陪同人员？可能有特殊的贵宾吗？包括传媒的代表吗？有海外代表参加吗？如果有，那么是否需要提供翻译设施呢？

      此外，还要关照演讲人，他们是在大会上发言，还是作研讨会或分会的主持人。从外部邀请演讲人吗？对他们是否需要会费以及有旅游消费？


    “谁”中还应该包括组织团体。它可能只是一个人，也可能是一个专门小组，其中还可能为中介代理。如果是一个团体，并不一定其中全部的人都从会议的初始策划阶段一直参与到会后的评价，但却要从一开始就考虑他们将要参加的程度、活动越复杂、参与组会的人越多、则越需要某种严格的路径分析，从而做到按合理的次序并在合理的时间框架之内，来策划活动的顺序。

      这时还要考虑这个会议是在公司内召开（利用某组织自己的人力资源和设施），还是在外边找地方，由专业会议组织者（PCO）承办。PCO可以承办会议的全部管理工作。如果决定承包给一家PCO来承办，一般要准备一个“招标”文献，上面要尽可能地提供更多的信息，以便让受委托的PCO能够做出举办这次活动的详细的提案。在招标文献中，不仅要给出本章后面“寻找和选择会议地点”一节中所列出的各种信息，还要说明：
             ＊ 目标观众和怎样找到他们；
             ＊ 可能的最终参加人数；
             ＊ 怎样确认演讲人（即，是采取邀请还是采取提交论文的方式），演讲人的数量和简介（好专家的研究工作概况或这些人目前正在参与的工作项目）；
            ＊ 打印资料和会议中所使用的外国语种的数量；
            ＊ 所需要的赞助的水准和性质；
            ＊ 会议同时是还展览；
            ＊ 与会人中的消费能力；
            ＊ 该活动的历史情况；
           ＊ 邀请了多少家PCO公司提供服务。
     上面的条款主要针对的是全国性的或国际性的协会和科学会议，不适用于公司类会议。
     如果决定找一家PCO承办这次会议，那么，在选择PCO时一定要分外耐心。在许多国家，仍然存在着这样的情况，即无须经过正式的培训、无须有上岗的资格和从业经验，任何人都可以经营PCO业务（有关该产业还不成熟的进一步的情况）。如果选择的是一家没有经验或者工作效率很差的PCO，显而易见会给客户、与会代表和会议地点造成不良的影响，从而使他们的声誉受损，而他们自己却没有过错。建议列出一个简表，只考虑那些是专业协会的会员和已经为实践证明具有承办能力（和已被其他满意客户明确证明了的）的PCO专业团体，例如IAPCO和ABPCO，都能为其会员提供专业水平的证明。