（一）会议分工

　　会议应视情况明确设定秘书组、会务组、后勤医疗组、保卫组等工作组，重要会议可设专职服务员，并请后勤、保卫等人员做好治安、救护、餐卫等项工作。

 

1、秘书组

 

其主要任务是负责会议讲话稿、会议议程、会议指南等材料的整理、报审及会议的报道宣传工作，并协助会务组做好相应工作。

 

2、会务组

 

其主要任务是负责会议会务工作，包括：（1）下达会议通知；（2）负责报道登记，发放入场证件、纪念品和会议相关材料等；（3）迎送、接待主讲人，负责食宿安排；（4）支付各类费用；（5）财务结算。

    3、保卫组组织人员对会场进行安全检查，疏通通道，开启安全门等，同时协助会务组做好相应工作。　　

 

4、后勤医疗组：做好会议期间人员的应急医疗工作。

 

在整体运作过程中 秘书组、会务组等各司其职，但又需要默契配合，互相支援，形成一个整体，保证会议顺利进行。

 

                    （二）会议通知

 

1、通知应简明准确，主要包括会议内容、参会人员范围、时间、会期、开会和报到地点、是否需要报名单、联系人及电话等。

 

2、通知发出后，应即落实有关负责人是否收到，并统计好参会人数。若需报名单，则要注意统计姓名、性别、职务等项。

 

3、大型会议应当印制会议指南。内容包括参会人员及会务人员的姓名、单位、职务、房间号和就餐时间、地点以及其他注意事项等内容。（会议秩序册应在参会人员报到时发放）

    4、需分组座谈的，应指定座谈地点、召集人等。

 

                                   （三）会议材料准备

　　1、会议材料准备包括领导讲话、主持词、典型发言、会议议程等。应注意材料的数量、篇幅与会议时间安排一致。会议材料均应经相关领导阅知，会前送交讲话者本人。

 

2、会务人员应对材料的印刷、装订把好关，应注意是否齐全。如有可能，会务人员应与相关处室逐页核对。主持人、讲话人对材料的纸张、字号大小等有特殊要求的，均应尽量满足其要求。

　　               （四）会场布置

    会场布置应包括以下各项：落实会场场地、会标悬挂、电源、灯光、音响、投影、录音录象设备、饮水器具、主席台和会议桌上物品摆放、座次排列、空调设备及安全出入等。（要做好后备电源、扩音设备及值班电工等应急安排）

　　1、会场布置形式

　　会场布置形式可根据会议的内容、发言人及参会人员数量而定。会议内容主要为传达文件，而发言人数量较少、参会人数又较多时，宜采取分排式就座。 座谈或听取汇报的会议，宜采取圆桌式就座。

　　2、座次排列

　　座位的顺序一般以座位的面向为准，先中间，后左、右，依次向两边摆放。对人员的座次排列、人员排序均有严格要求。一般规律应是：

　　（1）职能部门对排名有详细规定的，以其排列的顺序为准。

　　（2）同等职位的，按任实职时间为先；不在职的同志，根据场合酌情排列。       

 

（3）上级来人参加会议时，应根据来人的身份及在整个会议议程中的位置（看谁做主要讲话）酌情排列。

　　3、席签

　　席签是与会人员身份的标志。既充分体现对该座人员的尊重，同时有清点人数的作用。 座签一般应当用浅红色纸、黑字书写。应写清该座位人员的姓名（核实无误）或单位名称。

　　4、会场环境。

　　根据不同类型的会议酌情布置会标、条幅、鲜花等物品，营造庄严、肃穆、热烈等不同风格的会场气氛。还应留意会场是否具有安全出入之通道。

　  5、灯光音响

　　灯光的亮度要适宜，台上光线一般要比台下亮一些。晚上开会要做好停电的应急准备工作。

 

音响是保证会议开好的重要手段。话筒的数量应根据会场座位的摆放及发言人的多少而定。音响及话筒应逐一调试，必要时要请音响人员专司此责。 

　　6、空调、通风设备

　　适宜的温度及清新的空气是确保会议成功的重要因素，会务人员应在开会之前调节好气温。夏季室内气温高时，应考虑准备折扇等物品。

　　7、桌上摆放物品

　　主席台摆放的会议材料，必须由会务人员对其是否齐全、页码、印刷及装订质量等逐一检查。（必要时准备了记录用笔及笔记本等）

　　准备好茶水、矿泉水等物品。如会场空间小，可使用饮水机。会场空间大，可逐桌摆放热水瓶。如会议规格高，参会人员较少，应由工作人员负责倒水。

 

                     （五）新闻报道

　　由宣教部门准备好录音、摄像、摄影设备，及时进行会议精神传达。（如有必要应事先联系新闻单位，并安排好记者的接送工作） 

　                                   （六）车辆及食宿安排

　　如需参观，应指定车辆负责人，准备好车辆，并请参观人员按编号乘车。

　　若无会议指南，可将食宿安排表提前交给会议主持人，在休会前告知参会人员。

　　                  （七）其他事项

　　1、会务人员要做好会议纪律宣读及其他事项的咨询、提醒等工作。

 

2、还应做好参会人员报到或签到工作，并分发会议材料。

 

3、会务人员应根据签到情况掌握到会人数，并及时联系未到会人员，查明迟到或缺席的原因，将有关情况报告相关领

 

4、会务人员应引导主席台人员或重要领导同志就座，并注意了解参会领导是否带齐讲话稿等物品。

　　5、应注意参会人员的就座情况，会场前排尽量不要空座。

 

6、视情况统一会务工作人员着装。

 

二、会间组织与服务阶段

 

1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

 

2.搞好会议签到、材料分发。

 

3.落实主席台领导、发言人是否到齐。

 

会务人员应做好主持人或发言人不能到会的准备。主持人不能到会，可由合适的同志代为主持；发言人不能到会，可视情况寻找替代人或取消其发言。 

 4、按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

 

5、维持好会场秩序。会议前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；会间关闭手机或调到振动，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

 

6、安排专人做好话筒的摆放、倒水等服务工作。

7、会务人员须随时观察并领会主席台领导的示意，做好临时安排的各项工作。 

8、由秘书组做好录音、摄影、摄像及会议记录等工作。

 

9、如有必要，为与会人员预定车票、机票等。

 

三、会后

 

1、会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等物品。

 

2、组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

 

3、做好会议文件的清退、收集、归档工作。会议若需形成会议纪要印发的，组织单位要拟好文稿，送公司办按公文处理办法印发。

 

4、为严肃会议纪会风，对会议迟到、无故不参加会议的单位与会人员进行通报。

 

5、做好会议报道工作。